HABEN SIE AUCH ZU VIELE CC-MAILS?
Zeitdiebe gehören eliminiert! Cc- bzw. Kopie-Mails reduziert.
In Kundenprojekten höre ich zum Thema „Interne Kommunikation“ auf allen Führungsebenen immer wieder folgende Aussage: „Ich bekomme zu viele Cc-Mails, die mir kostbare Zeit stehlen.“ Kennen Sie das auch? Abhängig von der jeweiligen Unternehmenskultur kann dieses Übel sogar das Ausmass eines „Overloads“ und einer „Kommunikations-Krankheit“ erreichen. Ich habe schon E-Mails gesehen, bei denen rd. 20 Leute auf Cc bzw. Kopie gesetzt waren. Das ist ja ein Wahnsinn! Wieviel produktive Zeit im eigenen Unternehmen (oder auch bei Kunden bzw. Lieferanten) dadurch verschwendet wird, das wollen wir uns gar nicht ausmalen… Oft geschieht ein solcher Schwachsinn aus aus niederschwelligen Angstmotiven heraus zur eigenen Absicherung. Ganz nach dem Motto: Sicher ist sicher… Häufige Ursache dafür ist auch eine leider weit verbreitete und unüberlegte „Kann-ja-nicht-schaden“-Denkhaltung. Die üblichen Ausreden von komplexer Organisation oder grossen Projekten lasse ich nicht gelten. Fakt ist: Zu viele Cc-Empfänger sind ein absolutes NO-GO!
Kommunikations-Krankheiten
Ich kenne diese Kommunikations-Krankheiten noch sehr gut aus meinen früheren Tätigkeiten. Und je höher man in der Hierarchiestufe einer Firma steigt, desto mehr Cc-Mails scheint man zu bekommen. Die Abkürzung Cc stammt noch aus der Zeit des Kohlepapiers, von der sog. Carbon copy. Bei meinem ersten Ferienjob als Schüler vor mehr als 30 Jahren war es noch üblich, mit Kohle-Durchschreibepapier auf Schreibmaschinen zu arbeiten. Damals ging man mit der Anzahl von Kopien sehr sparsam um, waren Kopiergeräte doch gerade erst im Kommen. Nur derjenige bekam eine Dokumenten-Kopie, der sie im Arbeitsprozess unerlässlich brauchte, um etwas zu erledigen! So umsichtig wie damals mit der Anzahl von Kopien umgegangen wurde, so sollte man auch heute noch die Cc- bzw. Kopie-Funktion am Computer eher rar einsetzen.
Im Falle von offensichtlichen „Kommunikations-Krankheiten“ in Organisationen gibt es eine Reihe von einfachen Stellschrauben in der internen Kommunikation, an denen man erfolgreich drehen kann. Zwei kurze – aber effektive – Beispiele möchte ich Ihnen gerne mit Ihnen teilen. Unternehmen, die ich als Business Coach und Sparring Partner begleiten darf, rate ich – nebst einer Reihe von anderen Massnahmen- meist auch folgende 2 Lösungen zur Abhilfe des Problems.
- E-Mail-Disziplin im Unternehmen einführen
- Cc-Ordner und E-Mail-Regel erstellen
1. E-Mail-Disziplin im Unternehmen einführen
Im ersten Schritt wird u.a. festgelegt, dass es grundsätzlich nur zwei Arten von E-Mails mit unterschiedlichen Erwartungshaltungen (vom Sender) und Aufgaben (vom Empfänger) gibt.
- AN-Mails: Hier erwarte ich als Sender vom Empfänger eine AKTION. Der Empfänger hat in einer angemessenen Frist eine Antwort zu geben oder eine – an ihn delegierte – Aufgabe kommentarlos zu erledigen. Rück-, Status- bzw. Vollzugsmeldung kosten wenig Zeit, verbessern die interne Kommunikation und Prozesse jedoch enorm.
- Cc-Mails: Diese E-Mails dienen dem Empfänger der reinen INFORMATION und es darf keine Aktion oder Rückmeldung von ihm erwartet werden. Sparsamer Umgang mit Cc-Mails im gilt als Credo im gesamten Unternehmen!
Tipp:
In dem obigen Beispiel sehen Sie ein farblich hervorgehobenes WWW-System für zu erledigende Aufgaben. WWW steht hier für WAS / WER / WANN und erleichtert mit geringstem Aufwand eine klare Kommunikation mittels E-Mail. Achtung! Ich musste feststellen, dass hierbei die Signal-Farbe ROT nicht in jede Unternehmenskultur passt. Womöglich werden viele Menschen dadurch scheinbar zu sehr an ihre Schulzeit erinnert… 😉
PS: Anmerkung am Rande: Die Blindkopie-Mails (BCc – Blind Carbon Copy) sind für mich eine Unart, die es m.E. in einer gesunden Unternehmenskultur gar nicht braucht!
2. Cc-Ordner und E-Mail-Regel erstellen
Einen Junk-Ordner für ungewollte Werbe-E-Mails haben Sie ja vermutlich bereits. Damit Sie jedoch nicht alle ihre anderen wichtigen und weniger wichtigen E-Mails (AN und Cc) in einem einzigen EINGANGSORDNER (Inbox) mühevoll suchen müssen, erstellen Sie einen neuen, zusätzlichen Eingangsordner nur für Cc-Mails. Diesen neuen Ordner benennen Sie z.B. Cc-EINGANG und checken ihn nur noch gezielt ein- oder zweimal am Tag. Hierfür reservieren Sie sich ein kleines Zeitfenster.
Sie werden sehen, es wird Ihnen das Arbeiten erleichtern. So konzentrieren Sie sich auf die wichtigen E-Mails (AN) und haben diese rascher im Blick, weil die vielen Cc-Mails Sie nicht unnötig stören. Mut zur Lücke! Getrauen Sie sich das! Niemand darf von Ihnen auf eine Cc-E-Mail eine Antwort oder Aktion erwarten. Sie erziehen damit auch Ihr Umfeld zum effizienten (Die Dinge richtig tun) UND effektiven (Die richtigen Dinge tun) Arbeiten.
Damit das Ganze auch automatisiert funktioniert, erstellen Sie eine sog. „REGEL“ in Ihrem E-Mail-Programm. Finden Sie hier nun ein Beispiel, wie diese Regel bei mir ausschaut:
KOMMUNIKATIONS-OPTIMIERUNG IN ORGANISATIONEN
Falls diese beiden Tipps für Sie hilfreich waren, freut es mich. Im Bereich der Kommunikation in Organisationen gibt es noch jede Menge anderer Stellschrauben, an denen wir für die Optimierung der Abläufe und der Zusammenarbeit drehen können. Interessiert an einem unverbindlichen Gespräch? Sie wissen nun ja, wie Sie mich finden können 😉
