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HOME-OFFICE, NA UND?

Nein, Homeoffice ist kein LUFT-KUR-ORT mit 10 Buchstaben! Auf jeden Fall nicht für die ganz vielen fleißigen Mitarbeitenden in jeder Organisation. Auf Grund dessen bin ich begeistert, wie professionell manche mit dieser neuen Arbeitssituation umgehen. Anstatt jammernd in Schockstarre zu verfallen, nehmen – zum Glück – viele Unternehmen das Heft selber in die Hand und ermöglichen beinahe  „business as usual“. Dass auch während eines Lockdowns keinesfalls auf Weiterbildung und Training verzichtet werden muss, das möchte ich an zwei erfreulichen Fall-Beispielen aufzeigen.

Die zwei Fliegen im Homeoffice

Beispiel Nr. 1: Einer meiner deutschen Kunden bemerkte, dass sich für sein Customer Service (CS) Team im Homeoffice bzw. im „Corona-Büro-Schicht-Modell“ die externe und interne Kommunikation stark verändert hatte. Infolgedessen entwickelten sich im Kundenkontakt plötzlich neue Kommunikationskanäle (z.B. MS Teams). Überdies waren die Kollegen der Produktionsplanung auf einmal auch nicht mehr – quasi grad im Büro um die Ecke durch Zuruf – persönlich zu sprechen. Zudem kamen die neuen Mitarbeitenden im CS-Team am neuen Arbeitsplatz zu Hause leider nicht mehr in den Genuss einer sog. „face-to-face-Einschulung“ durch die erfahrene Kollegenschaft im Vertrieb. Wie soll man hier – in dieser Homeoffice-Umgebung – nun diese zwei Fliegen auf einen Schlag erledigen?

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© 2021 AMC – Online Business Sparring Partner

Das Customer Service Einmaleins

Zum einen starteten wir mit einem interaktiven Customer Service Training, bei dem „die Neuen“ von den Erfahrungen der dienstälteren Vertriebsinnendienst-KollegInnen profitieren. Sozusagen das „Customer Service Einmaleins“ dieser Firma. Selbstverständlich maßgeschneidert auf dieses eine Unternehmen, dessen Kultur und Prozesse. Obendrein auch noch angepaßt an die Bedürfnisse und das Niveau „der Neuen“. Selbstverständlich dreht der Online-Workshop sich hier hauptsächlich um das Thema KOMMUNIKATION.

Ein paar Beispiele dafür sind:

  • Wie agiere ich am Telefon erfolgreich auf unterschiedliche Kundentypen und Verhaltensstile?
  • Kommunikation von schlechten Nachrichten (z.B. Lieferverzögerung) – auf was muß ich achten?
  • Wie laufe ich die bekannte „Extra-Meile“ für den Kunden (nicht gratis)?
  • Nach dem Verkauf ist vor dem Verkauf…
  • Warum (und wann und wie) lieber einmal mehr zum Telefonhörer greifen als eine E-Mail schreiben?

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Der Live Online Sparring Partner

Zum anderen findet dieser Workshop zu 100% Live-Online auf der Plattform von MS Teams statt. In diesem interaktiven Live-Online-Format nehme ich – als Sparring Partner – die Rolle unterschiedlicher Kunden ein. So üben die Customer Service Mitarbeitenden nicht nur den Umgang mit verschiedenen Kunden-Typen, sondern auch mit diesem neuen Online-Kommunikations-Tool. Zusätzlich vertiefen sie ihr Wissen bzgl. möglicher Features und gewinnen so an professioneller Selbstsicherheit für das nächste Online Meeting mit ihren „echten“ Kunden. Infolgedessen werden mit diesem Live Online Training die o.a. zwei Fliegen auf einen Schlag erledigt. Und das auch noch mit motivierendem Humor im Home-Office 😀.

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Video: Customer Service Online Sparring

Kundenstatement

Hans-Dieter Worch  CTA GmbH Ludwigsburg Sales Coaching Training Verkauf

Hans-Dieter Worch | Geschäftsführer |  CTA GmbH, Ludwigsburg (DE)

„Wir sind im Team- sowie im Einzel-Coaching mit Hr. Muxel für unser gesamtes Sales-Team seit 2020 gemeinsam tätig. Die sehr gute Vorbereitung gepaart mit vielen realen Praxisbeispielen und den ganz individuellen Eingang auf die aktuellen Themen der Teilnehmer(innen) zeichnen dieses erfolgreiche Training und Coaching aus. Das Feedback meines Teams ist bei allen auf Top-Niveau ausgefallen. Unsere Erfahrung aktuell: Customer Service – Online Coaching im Team und Face to Face. Key Account Management – Coaching im Team und Face to Face. Sowie 1:1 Coaching – Head of Sales.“

Hans-Dieter Worch | Geschäftsführer |
CTA GmbH, Ludwigsburg (DE)

CTA GmbH Ludwigsburg

Das WIFI Online- oder Hybrid-Seminar

Das Beispiel Nr. 2 dafür, wie manche Firmen trotz Lockdown in die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden investieren, ist mein nächstes öffentliches Impuls-Seminar im WIFI Abschluss-Stärke im Verkauf und im Einkauf gezielt steigern.“ Trotz Lockdown und Homeoffice bin ich sehr positiv über die Anzahl der Anmeldungen zum Kurs im Februar 2021 überrascht. Diese öffentliche Seminarreihe mache ich nun schon seit 6 Jahren im WIFI in Dornbirn. Neuerdings können die Teilnehmer – coronabedingt – wählen, ob sie lieber online oder traditionell offline vor Ort in Dornbirn am Impuls-Seminar teilnehmen wollen. Auf alle Fälle wird es ein Mix aus beiden Formaten sein, daher ein Hybrid-Seminar.

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 Das Feedback bisheriger Kurs-Teilnehmer

Lesen Sie das am besten gleich hier: Teilnehmer-Stimmen:

Customer-Service-Training-WIFI-online-hybrid-seminar-Alexander-Muxel-Consulting.Sprechblase

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MEETING – ALLES FÜR DIE KATZ!?

Sitzungen und Online Meetings sind Zeitdiebe!

Ja, aber nur dann, wenn sie schlecht vorbereitet sind und unprofessionell geführt oder moderiert werden. Und ja, sie sind auch Zeitdiebe, wenn keine konkreten Ergebnisse herauskommen, die verbindlich und effektiv umgesetzt werden.

So spannend war vor kurzem das heisse Thema eines Tagesworkshops für einen Auftraggeber mit über 1.000 Mitarbeitenden in Liechtenstein. Dort gibt es täglich sehr viele interne Sitzungen, hauptsächlich im Hause, aber seit Corona jedoch noch viel mehr online vom Home-Office aus. Heutzutage sind viele Mitarbeitende nach einem Meeting frustriert, weil es in ihren Augen quasi für die Katz‘ und schade um die Zeit war. Dieses Phänomen ist schon seit Jahren weltweit bekannt. Freilich haben Powerpoint und der heurige Tsunami von Online-Meetings dies noch verstärkt.

Sitzungs-Gretchenfrage

Allerdings können mit dieser simplen Frage schon eine Vielzahl von „unnötigen“ Sitzungen oder Meetings verhindert werden. Deshalb übten wir im Workshop eine praxisnahe Methode, welche uns aufzeigt, wann eine Sitzung (Offline oder Online) wirklich erforderlich ist und wann nicht. Andernfalls wird die Sitzung durch andere Kommunikationsformen ersetzt und Manpower im Unternehmen eingespart.

Warum gibt es die "Meeting-Frustration"? Nicht

Wann ist ein Meeting mit mehreren Personen zur gleichen Zeit wirklich erforderlich?

Warum gibt es die „Meeting-Frustration“?

Nicht erst seit 2020 mit dem sprunghaften Anstieg der Home-Office-ONLINE-Meetings via MS Teams, ZOOM, Skype & Co. hört man vielerorts folgende Aussage: „Meetings und Sitzungen sind Zeitdiebe!“

Wenn ich nach den Gründen dafür frage, kommen fast immer dieselben Antworten, was die Unzufriedenheit  oder Frustration durch Off- und Online-Meetings hervorruft. Folglich habe ich diese in vier Gruppen zusammengefasst:

  1. schlechte Meeting-Organisation inkl. Unpünktlichkeit;
  2. schwammige oder fehlende Ziele;
  3. inkompetente und/oder inkonsequente Sitzungsführung;
  4. mangelnde konkrete Ergebnissen nach dem Meeting;

Meeting-Gruende-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Gründe für die „Meeting-Unzufriedenheit“

Zwei Werkzeuge mit grosser Hebelwirkung

Zwei – der vielen – Werkzeuge und Methoden aus dem Workshop möchte ich gerne mit Ihnen teilen.

  1. MEETING-AGENDA
  2. BESCHLUSS-PROTOKOLL (MoM – Minutes of Meeting)

1. MEETING-AGENDA – ein absolutes Muss!!!

Eine gut strukturierte  AGENDA ist ein MUST-HAVE für die

  • professionelle Vorbereitung ALLER (!) und für die
  • effiziente und straffe Leitung

einer Sitzung.

Indessen können Sie in meinem Download-Bereich den „AMC BENEFIT-TIPP“ Nr 11/2020 zum Thema AGENDA hier kostenlos herunterladen :

Meeting-AGENDA-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Time Boxing | I-E-D-Prinzip | AOB/Sonstiges/Varia | Verantwortliche | Teilnehmer Splitting

2. Beschluss-Protokoll

Professionelle Projektleiter sind es gewohnt, während ihren Sitzungen ein Beschluss-Protokoll (MoM – Minutes of Meeting) zu schreiben. Damit werden u.a. auch gleich die beschlossenen Aufgaben (TO DOs) inkl. der zuständigen Personen und Deadlines festgehalten. Sofort nach der Projekt-Sitzung wird das MoM an alle Teilnehmenden versandt.

Demzufolge funktioniert dieses Tool in einer abgespeckten Version auch hervorragend für internen Meetings. Darüber hinaus am besten auf einem für alle Teilnehmenden zugänglichen Ordner auf dem Firmen-Server oder Collaboration Tool. Folglich erleichtert das „gemeinsame“ Beschluss-Protokoll enorm die konsequente Umsetzung der beschlossenen Aktionen. 

Wenn Sie wollen, können Sie in meinem Download-Bereich den „AMC BENEFIT-TIPP“ #12/2020 zum Thema BESCHLUSS-PROTOKOLL hier kostenlos herunterladen :

Selbstverständlich bekommen Sie auch kostenlos eine neutrale Vorlage (Template) im Excel-Format zur freien Verwendung.

Meeting-MoM- Minutes-of-Meeting-Beschluss-Protokoll-Live-To-Do-Task-Minutes-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Das Hybrid Meeting bleibt auch nach Corona

Wir freuen uns alle auf die Zeit „nach Corona“, wenn wir wieder gemeinsam mit KollegInnen am Sitzungstisch Platz nehmen dürfen. Jedoch eines muss uns klar sein. Hybride Meetings werden auch zukünftig eine Rolle einnehmen. Beim Hybrid-Meeting sind einige Teilnehmende vor Ort am Sitzungstisch vereint und gleichzeitig sind andere Teilnehmende via Online-Meeting mit von der Partie. Die Vorteile wurden erkannt!

Meeting-Format-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Offline Meeting ist die traditionelle Sitzung „an einem gemeinsamen Tisch“

Auch für Ihr Unternehmen bzw. Organisation interessant?

Wenn Sie sich  auch einen solchen individuellen Inhouse-Workshop wünschen, bei dem ein konkretes Ergebnis in wenigen Stunden gemeinsam erarbeitet wird, dann rufen Sie mich doch einfach einmal an oder schreiben mir.

PS: Andernfalls finden Sie hier auch noch ein paar Eindrücke aus einem anderen Workshops zum fast gleichen Thema.  Jedoch noch vor Corona!

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ZEITDIEBE E-MAIL & MEETINGS

Eine Stunde pro Woche mehr Zeit!

Ein Unternehmen mit 800 Mitarbeitern und 4 Werken in der DACH-Region engagierte mich letzte Woche für einen ganz speziellen Power-Workshop. Definiertes Ziel war es, dass danach jede(r) der teilnehmenden 43 Führungskräfte für sich mind. 1 Stunde pro Woche mehr Zeit fürs eigentliche „Tagesgeschäft“ gewinnt. Sie fragen sich gerade, wie das so einfach funktionieren soll?  Die Antwort scheint einfach: Indem alle Führungskräfte (beim CEO beginnend) zusammen mit ihren Mitarbeitern lernen, die Kommunikation in den 2 Bereichen

  • E-Mails und
  • Meetings

aktiv zu verbessern. Und zwar in Richtung EFFIZIENZ (Fokus auf Kosten-Nutzen-Relation) und EFFEKTIVITÄT (Ergebnisorientierung).

 

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Optimierter E-Mail-Umgang

Wenn wir annehmen, dass eine Führungskraft in einem solchen Unternehmen durchschnittlich bis zu 100 E-Mails pro Tag verfasst, dann gibt uns das genug Raum für Optimierungen. Eine kurze Milchmädchenrechnung: 5 Sekunden bei jeder E-Mail eingespart bedeuten alleine hier schon rd. 42 min. Zeitgewinn pro Woche (5 sec. x 100 Mails x 5 Tage). Wo diese 5 Sekunden eingespart werden können, dazu gab es von mir konkrete Vorschläge bzw. Inputs, die dann im Workshop gemeinsam diskutiert und festgelegt wurden. Schließlich muß jede Maßnahme auch zur Unternehmenskultur passen bzw. eine Implementierung geplant werden.

Die vermutlich größte Hebelwirkung hat die effektive Auswahl des E-Mail-Verteilerkreises (inkl. Rückantwort-Verteilerkreis). Dazu haben wir neu – für alle geltende – klare Kommunikations-Spielregeln festgelegt. Weitere Themen, die für das Unternehmen gemeinsam definiert wurden, waren z.B. CC-Mails und die generelle E-Mail-Bearbeitung (AAA-Regel:  Aktion, Ablage, Abfalleimer) sowie der gesamte Aufbau einer E-Mail selbst. Optimierungspotenzial fanden wir vom Betreff bis zur Signatur.

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Meetings sind Zeitfresser! Wirklich?

Angenommen eine Führungskraft hat im Durchschnitt 3-4 Besprechungen am Tag. Egal welches Format. Die Vorbereitung eines Meetings wird leider sehr oft zu wenig ernst genommen. Beginnend mit der sinnvollen Auswahl des Teilnehmer-Kreises und dem geeigneten Meeting-Format bis hin zu einer aussagekräftigen AGENDA mit Zielsetzung. Das wird – leider – nicht immer und überall allzu seriös gemacht. Rechnen Sie sich einmal selber aus, was es dem Unternehmen kostet, wenn z.B. die falschen Leute teilnehmen oder aufgrund mangelnder Vorbereitung einzelner Personen keine Entscheidungen getroffen werden können.

Themen im Umgang mit (Un-)Pünktlichkeit, Protokollführung, Fotos, Aufgabenverteilung und deren Nachverfolgung wurden diskutiert, auf den Punkt gebracht und fixiert. Dem neuen „Live-Protokoll“ in Form eines Beschlussprotokolls wurde eine hohe Wichtigkeit zugesprochen. Zum einen waren es inhaltliche Themen (z.B. Aufgaben/Aktionen; Beschlüsse; Informationen; WWW – WER macht WAS bis WANN?), zum anderen waren es formale Fragestellungen  (z.B. zentraler Ablageort; Nachverfolgung; Status; Task Commitment), welche für dieses Unternehmen und seine Kultur verbindlich festgelegt wurden.

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(c) AMC 2016

Umsetzung und Regelverstösse.

Bei der Umsetzung in einer Organisation ist darauf zu achten, dass die Führungskräfte ein wichtige Vorbildfunktion inne haben. Es ist auch zu klären, was passiert, wenn jemand z.B. via Outlook zu einem Meeting einlädt und keine AGENDA mitschickt. Oder ist eine Outlook-Zusage „mit Vorbehalt“ zukünftig noch möglich? Was passiert, wenn Teilnehmer unpünktlich zum Meeting erscheinen? Für die Implementierung ist daher eine klare Kommunikation im Voraus sowie das strikte Einhalten und Einfordern durch die Führungskräfte matchentscheidend.

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Sie wollen das auch für Ihre Firma?

Wenn Sie sich für Ihr Unternehmen auch einen solchen individuellen Firmen-Workshop wünschen, bei dem ein konkretes Ergebnis in wenigen Stunden gemeinsam erarbeitet wird, dann rufen Sie mich doch einfach einmal an oder schreiben mir.

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