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MEETING – ALLES FÜR DIE KATZ!?

Sitzungen und Online Meetings sind Zeitdiebe!

Ja, aber nur dann, wenn sie schlecht vorbereitet sind und unprofessionell geführt oder moderiert werden. Und ja, sie sind auch Zeitdiebe, wenn keine konkreten Ergebnisse herauskommen, die verbindlich und effektiv umgesetzt werden.

So spannend war vor kurzem das heisse Thema eines Tagesworkshops für einen Auftraggeber mit über 1.000 Mitarbeitenden in Liechtenstein. Dort gibt es täglich sehr viele interne Sitzungen, hauptsächlich im Hause, aber seit Corona jedoch noch viel mehr online vom Home-Office aus. Heutzutage sind viele Mitarbeitende nach einem Meeting frustriert, weil es in ihren Augen quasi für die Katz‘ und schade um die Zeit war. Dieses Phänomen ist schon seit Jahren weltweit bekannt. Freilich haben Powerpoint und der heurige Tsunami von Online-Meetings dies noch verstärkt.

Sitzungs-Gretchenfrage

Allerdings können mit dieser simplen Frage schon eine Vielzahl von „unnötigen“ Sitzungen oder Meetings verhindert werden. Deshalb übten wir im Workshop eine praxisnahe Methode, welche uns aufzeigt, wann eine Sitzung (Offline oder Online) wirklich erforderlich ist und wann nicht. Andernfalls wird die Sitzung durch andere Kommunikationsformen ersetzt und Manpower im Unternehmen eingespart.

Warum gibt es die "Meeting-Frustration"? Nicht

Wann ist ein Meeting mit mehreren Personen zur gleichen Zeit wirklich erforderlich?

Warum gibt es die „Meeting-Frustration“?

Nicht erst seit 2020 mit dem sprunghaften Anstieg der Home-Office-ONLINE-Meetings via MS Teams, ZOOM, Skype & Co. hört man vielerorts folgende Aussage: „Meetings und Sitzungen sind Zeitdiebe!“

Wenn ich nach den Gründen dafür frage, kommen fast immer dieselben Antworten, was die Unzufriedenheit  oder Frustration durch Off- und Online-Meetings hervorruft. Folglich habe ich diese in vier Gruppen zusammengefasst:

  1. schlechte Meeting-Organisation inkl. Unpünktlichkeit;
  2. schwammige oder fehlende Ziele;
  3. inkompetente und/oder inkonsequente Sitzungsführung;
  4. mangelnde konkrete Ergebnissen nach dem Meeting;
Meeting-Gruende-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Gründe für die „Meeting-Unzufriedenheit“

Zwei Werkzeuge mit grosser Hebelwirkung

Zwei – der vielen – Werkzeuge und Methoden aus dem Workshop möchte ich gerne mit Ihnen teilen.

  1. MEETING-AGENDA
  2. BESCHLUSS-PROTOKOLL (MoM – Minutes of Meeting)

1. MEETING-AGENDA – ein absolutes Muss!!!

Eine gut strukturierte  AGENDA ist ein MUST-HAVE für die

  • professionelle Vorbereitung ALLER (!) und für die
  • effiziente und straffe Leitung

einer Sitzung.

Indessen können Sie in meinem Download-Bereich den „AMC BENEFIT-TIPP“ Nr 11/2020 zum Thema AGENDA hier kostenlos herunterladen :

Meeting-AGENDA-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Time Boxing | I-E-D-Prinzip | AOB/Sonstiges/Varia | Verantwortliche | Teilnehmer Splitting

2. Beschluss-Protokoll

Professionelle Projektleiter sind es gewohnt, während ihren Sitzungen ein Beschluss-Protokoll (MoM – Minutes of Meeting) zu schreiben. Damit werden u.a. auch gleich die beschlossenen Aufgaben (TO DOs) inkl. der zuständigen Personen und Deadlines festgehalten. Sofort nach der Projekt-Sitzung wird das MoM an alle Teilnehmenden versandt.

Demzufolge funktioniert dieses Tool in einer abgespeckten Version auch hervorragend für internen Meetings. Darüber hinaus am besten auf einem für alle Teilnehmenden zugänglichen Ordner auf dem Firmen-Server oder Collaboration Tool. Folglich erleichtert das „gemeinsame“ Beschluss-Protokoll enorm die konsequente Umsetzung der beschlossenen Aktionen. 

Wenn Sie wollen, können Sie in meinem Download-Bereich den „AMC BENEFIT-TIPP“ #12/2020 zum Thema BESCHLUSS-PROTOKOLL hier kostenlos herunterladen :

Selbstverständlich bekommen Sie auch kostenlos eine neutrale Vorlage (Template) im Excel-Format zur freien Verwendung.

Meeting-MoM- Minutes-of-Meeting-Beschluss-Protokoll-Live-To-Do-Task-Minutes-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Das Hybrid Meeting bleibt auch nach Corona

Wir freuen uns alle auf die Zeit „nach Corona“, wenn wir wieder gemeinsam mit KollegInnen am Sitzungstisch Platz nehmen dürfen. Jedoch eines muss uns klar sein. Hybride Meetings werden auch zukünftig eine Rolle einnehmen. Beim Hybrid-Meeting sind einige Teilnehmende vor Ort am Sitzungstisch vereint und gleichzeitig sind andere Teilnehmende via Online-Meeting mit von der Partie. Die Vorteile wurden erkannt!

Meeting-Format-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Offline Meeting ist die traditionelle Sitzung „an einem gemeinsamen Tisch“

Auch für Ihr Unternehmen bzw. Organisation interessant?

Wenn Sie sich  auch einen solchen individuellen Inhouse-Workshop wünschen, bei dem ein konkretes Ergebnis in wenigen Stunden gemeinsam erarbeitet wird, dann rufen Sie mich doch einfach einmal an oder schreiben mir.

PS: Andernfalls finden Sie hier auch noch ein paar Eindrücke aus einem anderen Workshops zum fast gleichen Thema.  Jedoch noch vor Corona!

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ZEITDIEBE E-MAIL & MEETINGS

Eine Stunde pro Woche mehr Zeit!

Ein Unternehmen mit 800 Mitarbeitern und 4 Werken in der DACH-Region engagierte mich letzte Woche für einen ganz speziellen Power-Workshop. Definiertes Ziel war es, dass danach jede(r) der teilnehmenden 43 Führungskräfte für sich mind. 1 Stunde pro Woche mehr Zeit fürs eigentliche „Tagesgeschäft“ gewinnt. Sie fragen sich gerade, wie das so einfach funktionieren soll?  Die Antwort scheint einfach: Indem alle Führungskräfte (beim CEO beginnend) zusammen mit ihren Mitarbeitern lernen, die Kommunikation in den 2 Bereichen

  • E-Mails und
  • Meetings

aktiv zu verbessern. Und zwar in Richtung EFFIZIENZ (Fokus auf Kosten-Nutzen-Relation) und EFFEKTIVITÄT (Ergebnisorientierung).

 

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Optimierter E-Mail-Umgang

Wenn wir annehmen, dass eine Führungskraft in einem solchen Unternehmen durchschnittlich bis zu 100 E-Mails pro Tag verfasst, dann gibt uns das genug Raum für Optimierungen. Eine kurze Milchmädchenrechnung: 5 Sekunden bei jeder E-Mail eingespart bedeuten alleine hier schon rd. 42 min. Zeitgewinn pro Woche (5 sec. x 100 Mails x 5 Tage). Wo diese 5 Sekunden eingespart werden können, dazu gab es von mir konkrete Vorschläge bzw. Inputs, die dann im Workshop gemeinsam diskutiert und festgelegt wurden. Schließlich muß jede Maßnahme auch zur Unternehmenskultur passen bzw. eine Implementierung geplant werden.

Die vermutlich größte Hebelwirkung hat die effektive Auswahl des E-Mail-Verteilerkreises (inkl. Rückantwort-Verteilerkreis). Dazu haben wir neu – für alle geltende – klare Kommunikations-Spielregeln festgelegt. Weitere Themen, die für das Unternehmen gemeinsam definiert wurden, waren z.B. CC-Mails und die generelle E-Mail-Bearbeitung (AAA-Regel:  Aktion, Ablage, Abfalleimer) sowie der gesamte Aufbau einer E-Mail selbst. Optimierungspotenzial fanden wir vom Betreff bis zur Signatur.

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Meetings sind Zeitfresser! Wirklich?

Angenommen eine Führungskraft hat im Durchschnitt 3-4 Besprechungen am Tag. Egal welches Format. Die Vorbereitung eines Meetings wird leider sehr oft zu wenig ernst genommen. Beginnend mit der sinnvollen Auswahl des Teilnehmer-Kreises und dem geeigneten Meeting-Format bis hin zu einer aussagekräftigen AGENDA mit Zielsetzung. Das wird – leider – nicht immer und überall allzu seriös gemacht. Rechnen Sie sich einmal selber aus, was es dem Unternehmen kostet, wenn z.B. die falschen Leute teilnehmen oder aufgrund mangelnder Vorbereitung einzelner Personen keine Entscheidungen getroffen werden können.

Themen im Umgang mit (Un-)Pünktlichkeit, Protokollführung, Fotos, Aufgabenverteilung und deren Nachverfolgung wurden diskutiert, auf den Punkt gebracht und fixiert. Dem neuen „Live-Protokoll“ in Form eines Beschlussprotokolls wurde eine hohe Wichtigkeit zugesprochen. Zum einen waren es inhaltliche Themen (z.B. Aufgaben/Aktionen; Beschlüsse; Informationen; WWW – WER macht WAS bis WANN?), zum anderen waren es formale Fragestellungen  (z.B. zentraler Ablageort; Nachverfolgung; Status; Task Commitment), welche für dieses Unternehmen und seine Kultur verbindlich festgelegt wurden.

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(c) AMC 2016

Umsetzung und Regelverstösse.

Bei der Umsetzung in einer Organisation ist darauf zu achten, dass die Führungskräfte ein wichtige Vorbildfunktion inne haben. Es ist auch zu klären, was passiert, wenn jemand z.B. via Outlook zu einem Meeting einlädt und keine AGENDA mitschickt. Oder ist eine Outlook-Zusage „mit Vorbehalt“ zukünftig noch möglich? Was passiert, wenn Teilnehmer unpünktlich zum Meeting erscheinen? Für die Implementierung ist daher eine klare Kommunikation im Voraus sowie das strikte Einhalten und Einfordern durch die Führungskräfte matchentscheidend.

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Sie wollen das auch für Ihre Firma?

Wenn Sie sich für Ihr Unternehmen auch einen solchen individuellen Firmen-Workshop wünschen, bei dem ein konkretes Ergebnis in wenigen Stunden gemeinsam erarbeitet wird, dann rufen Sie mich doch einfach einmal an oder schreiben mir.

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HABEN SIE AUCH ZU VIELE CC-MAILS?

Zeitdiebe gehören eliminiert! Cc- bzw. Kopie-Mails reduziert.

In Kundenprojekten höre ich zum Thema „Interne Kommunikation“ auf allen Führungsebenen immer wieder folgende Aussage: „Ich bekomme zu viele Cc-Mails, die mir kostbare Zeit stehlen.“ Kennen Sie das auch? Abhängig von der jeweiligen Unternehmenskultur kann dieses Übel sogar das Ausmass eines „Overloads“ und einer „Kommunikations-Krankheit“ erreichen. Ich habe schon E-Mails gesehen, bei denen rd. 20 Leute auf Cc bzw. Kopie gesetzt waren. Das ist ja ein Wahnsinn! Wieviel produktive Zeit im eigenen Unternehmen (oder auch bei Kunden bzw. Lieferanten) dadurch verschwendet wird, das wollen wir uns gar nicht ausmalen…  Oft geschieht ein solcher Schwachsinn aus aus niederschwelligen Angstmotiven heraus zur eigenen Absicherung. Ganz nach dem Motto: Sicher ist sicher… Häufige Ursache dafür ist auch eine leider weit verbreitete und unüberlegte „Kann-ja-nicht-schaden“-Denkhaltung. Die üblichen Ausreden von komplexer Organisation oder grossen Projekten lasse ich nicht gelten. Fakt ist:   Zu viele Cc-Empfänger sind ein absolutes NO-GO!

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Kommunikations-Krankheiten

Ich kenne diese Kommunikations-Krankheiten noch sehr gut aus meinen früheren Tätigkeiten. Und je höher man in der Hierarchiestufe einer Firma steigt, desto mehr Cc-Mails scheint man zu bekommen. Die Abkürzung Cc stammt noch aus der Zeit des Kohlepapiers, von der sog. Carbon copy. Bei meinem ersten Ferienjob als Schüler vor mehr als 30 Jahren war es noch üblich, mit Kohle-Durchschreibepapier auf Schreibmaschinen zu arbeiten. Damals ging man mit der Anzahl von Kopien sehr sparsam um, waren Kopiergeräte doch gerade erst im Kommen. Nur derjenige bekam eine Dokumenten-Kopie, der sie im Arbeitsprozess unerlässlich brauchte, um etwas zu erledigen! So umsichtig wie damals mit der Anzahl von Kopien umgegangen wurde, so sollte man auch heute noch die Cc- bzw. Kopie-Funktion am Computer eher rar einsetzen.

Im Falle von offensichtlichen „Kommunikations-Krankheiten“ in Organisationen gibt es eine Reihe von einfachen Stellschrauben in der internen Kommunikation, an denen man erfolgreich drehen kann. Zwei kurze – aber effektive – Beispiele möchte ich Ihnen gerne mit Ihnen teilen. Unternehmen, die ich als Business Coach und Sparring Partner begleiten darf, rate ich – nebst einer Reihe von anderen Massnahmen-  meist auch folgende 2 Lösungen zur Abhilfe des Problems.

  1. E-Mail-Disziplin im Unternehmen einführen
  2. Cc-Ordner und E-Mail-Regel erstellen

1. E-Mail-Disziplin im Unternehmen einführen

Im ersten Schritt wird u.a. festgelegt, dass es grundsätzlich nur zwei Arten von E-Mails mit unterschiedlichen Erwartungshaltungen (vom Sender) und Aufgaben (vom Empfänger) gibt.

  • AN-Mails:  Hier erwarte ich  als Sender vom Empfänger eine AKTION. Der Empfänger hat in einer angemessenen Frist eine Antwort  zu geben oder eine – an ihn delegierte – Aufgabe kommentarlos zu erledigen. Rück-, Status- bzw. Vollzugsmeldung kosten wenig Zeit, verbessern die interne Kommunikation und Prozesse jedoch enorm.
  • Cc-Mails: Diese E-Mails dienen dem Empfänger der reinen INFORMATION und es darf keine Aktion oder Rückmeldung von ihm erwartet werden. Sparsamer Umgang mit Cc-Mails im gilt als Credo im gesamten Unternehmen!

 

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 Tipp:

In dem obigen Beispiel sehen Sie ein farblich hervorgehobenes WWW-System für zu erledigende Aufgaben. WWW steht hier für WAS / WER / WANN und erleichtert mit geringstem Aufwand eine klare Kommunikation mittels E-Mail. Achtung! Ich musste feststellen, dass hierbei die Signal-Farbe ROT nicht in jede Unternehmenskultur passt. Womöglich werden viele Menschen dadurch scheinbar zu sehr an ihre Schulzeit erinnert… 😉

PS: Anmerkung am Rande: Die Blindkopie-Mails (BCc – Blind Carbon Copy) sind für mich eine Unart, die es m.E. in einer gesunden Unternehmenskultur gar nicht braucht!

2. Cc-Ordner und E-Mail-Regel erstellen

Einen Junk-Ordner für ungewollte Werbe-E-Mails haben Sie ja vermutlich bereits. Damit Sie jedoch nicht alle ihre anderen wichtigen und weniger wichtigen E-Mails (AN und Cc) in einem einzigen EINGANGSORDNER (Inbox) mühevoll suchen müssen, erstellen Sie einen neuen, zusätzlichen Eingangsordner nur für Cc-Mails. Diesen neuen Ordner benennen Sie z.B. Cc-EINGANG und checken ihn nur noch gezielt ein- oder zweimal am Tag. Hierfür reservieren Sie sich ein kleines Zeitfenster.

Sie werden sehen, es wird Ihnen das Arbeiten erleichtern. So konzentrieren Sie sich auf die wichtigen E-Mails (AN) und haben diese rascher im Blick, weil die vielen Cc-Mails Sie nicht unnötig stören. Mut zur Lücke! Getrauen Sie sich das! Niemand darf von Ihnen auf eine Cc-E-Mail eine Antwort oder Aktion erwarten. Sie erziehen damit auch Ihr Umfeld zum effizienten (Die Dinge richtig tun) UND effektiven (Die richtigen Dinge tun) Arbeiten.

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Damit das Ganze auch automatisiert funktioniert, erstellen Sie eine sog. „REGEL“ in Ihrem E-Mail-Programm. Finden Sie hier nun ein Beispiel, wie diese Regel bei mir ausschaut:

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KOMMUNIKATIONS-OPTIMIERUNG IN ORGANISATIONEN

Falls diese beiden Tipps für Sie hilfreich waren, freut es mich. Im Bereich der Kommunikation in Organisationen gibt es noch jede Menge anderer Stellschrauben, an denen wir für die Optimierung der Abläufe und der Zusammenarbeit drehen können. Interessiert an einem unverbindlichen Gespräch? Sie wissen nun ja, wie Sie mich finden können 😉

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