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MEETING – ALLES FÜR DIE KATZ!?

Sitzungen und Online Meetings sind Zeitdiebe!

Ja, aber nur dann, wenn sie schlecht vorbereitet sind und unprofessionell geführt oder moderiert werden. Und ja, sie sind auch Zeitdiebe, wenn keine konkreten Ergebnisse herauskommen, die verbindlich und effektiv umgesetzt werden.

So spannend war vor kurzem das heisse Thema eines Tagesworkshops für einen Auftraggeber mit über 1.000 Mitarbeitenden in Liechtenstein. Dort gibt es täglich sehr viele interne Sitzungen, hauptsächlich im Hause, aber seit Corona jedoch noch viel mehr online vom Home-Office aus. Heutzutage sind viele Mitarbeitende nach einem Meeting frustriert, weil es in ihren Augen quasi für die Katz‘ und schade um die Zeit war. Dieses Phänomen ist schon seit Jahren weltweit bekannt. Freilich haben Powerpoint und der heurige Tsunami von Online-Meetings dies noch verstärkt.

Sitzungs-Gretchenfrage

Allerdings können mit dieser simplen Frage schon eine Vielzahl von „unnötigen“ Sitzungen oder Meetings verhindert werden. Deshalb übten wir im Workshop eine praxisnahe Methode, welche uns aufzeigt, wann eine Sitzung (Offline oder Online) wirklich erforderlich ist und wann nicht. Andernfalls wird die Sitzung durch andere Kommunikationsformen ersetzt und Manpower im Unternehmen eingespart.

Warum gibt es die "Meeting-Frustration"? Nicht

Wann ist ein Meeting mit mehreren Personen zur gleichen Zeit wirklich erforderlich?

Warum gibt es die „Meeting-Frustration“?

Nicht erst seit 2020 mit dem sprunghaften Anstieg der Home-Office-ONLINE-Meetings via MS Teams, ZOOM, Skype & Co. hört man vielerorts folgende Aussage: „Meetings und Sitzungen sind Zeitdiebe!“

Wenn ich nach den Gründen dafür frage, kommen fast immer dieselben Antworten, was die Unzufriedenheit  oder Frustration durch Off- und Online-Meetings hervorruft. Folglich habe ich diese in vier Gruppen zusammengefasst:

  1. schlechte Meeting-Organisation inkl. Unpünktlichkeit;
  2. schwammige oder fehlende Ziele;
  3. inkompetente und/oder inkonsequente Sitzungsführung;
  4. mangelnde konkrete Ergebnissen nach dem Meeting;
Meeting-Gruende-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Gründe für die „Meeting-Unzufriedenheit“

Zwei Werkzeuge mit grosser Hebelwirkung

Zwei – der vielen – Werkzeuge und Methoden aus dem Workshop möchte ich gerne mit Ihnen teilen.

  1. MEETING-AGENDA
  2. BESCHLUSS-PROTOKOLL (MoM – Minutes of Meeting)

1. MEETING-AGENDA – ein absolutes Muss!!!

Eine gut strukturierte  AGENDA ist ein MUST-HAVE für die

  • professionelle Vorbereitung ALLER (!) und für die
  • effiziente und straffe Leitung

einer Sitzung.

Indessen können Sie in meinem Download-Bereich den „AMC BENEFIT-TIPP“ Nr 11/2020 zum Thema AGENDA hier kostenlos herunterladen :

Meeting-AGENDA-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Time Boxing | I-E-D-Prinzip | AOB/Sonstiges/Varia | Verantwortliche | Teilnehmer Splitting

2. Beschluss-Protokoll

Professionelle Projektleiter sind es gewohnt, während ihren Sitzungen ein Beschluss-Protokoll (MoM – Minutes of Meeting) zu schreiben. Damit werden u.a. auch gleich die beschlossenen Aufgaben (TO DOs) inkl. der zuständigen Personen und Deadlines festgehalten. Sofort nach der Projekt-Sitzung wird das MoM an alle Teilnehmenden versandt.

Demzufolge funktioniert dieses Tool in einer abgespeckten Version auch hervorragend für internen Meetings. Darüber hinaus am besten auf einem für alle Teilnehmenden zugänglichen Ordner auf dem Firmen-Server oder Collaboration Tool. Folglich erleichtert das „gemeinsame“ Beschluss-Protokoll enorm die konsequente Umsetzung der beschlossenen Aktionen. 

Wenn Sie wollen, können Sie in meinem Download-Bereich den „AMC BENEFIT-TIPP“ #12/2020 zum Thema BESCHLUSS-PROTOKOLL hier kostenlos herunterladen :

Selbstverständlich bekommen Sie auch kostenlos eine neutrale Vorlage (Template) im Excel-Format zur freien Verwendung.

Meeting-MoM- Minutes-of-Meeting-Beschluss-Protokoll-Live-To-Do-Task-Minutes-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Das Hybrid Meeting bleibt auch nach Corona

Wir freuen uns alle auf die Zeit „nach Corona“, wenn wir wieder gemeinsam mit KollegInnen am Sitzungstisch Platz nehmen dürfen. Jedoch eines muss uns klar sein. Hybride Meetings werden auch zukünftig eine Rolle einnehmen. Beim Hybrid-Meeting sind einige Teilnehmende vor Ort am Sitzungstisch vereint und gleichzeitig sind andere Teilnehmende via Online-Meeting mit von der Partie. Die Vorteile wurden erkannt!

Meeting-Format-Sitzung-Hybrid-Leitung-Zeitdieb-Effizienz-Alexander-Muxel-Consulting.2020.12.03

Offline Meeting ist die traditionelle Sitzung „an einem gemeinsamen Tisch“

Auch für Ihr Unternehmen bzw. Organisation interessant?

Wenn Sie sich  auch einen solchen individuellen Inhouse-Workshop wünschen, bei dem ein konkretes Ergebnis in wenigen Stunden gemeinsam erarbeitet wird, dann rufen Sie mich doch einfach einmal an oder schreiben mir.

PS: Andernfalls finden Sie hier auch noch ein paar Eindrücke aus einem anderen Workshops zum fast gleichen Thema.  Jedoch noch vor Corona!

Mehr Infos zu diesem Thema

🆕 LIVE ONLINE TRAINING 🆕

Ursprünglich hätte dieses Marketing-Seminar 2020 in Zentralasien vor Ort stattfinden sollen. Stattdessen hat uns das Virus einen Strich durch die Rechnung gemacht. Deswegen haben wir in wochenlanger Vorbereitung ein Präsenz-Seminar für 90 Teilnehmende auf ein Live Online Training via ZOOM umgestellt. In der vergangenen Woche konnten wir nun das 3-Tages-Seminar erfolgreich durchführen 😃.

Die Herausforderungen – ZDF

Vorweg hier ein paar Zahlen|Daten|Fakten, welche die Komplexität dieses Projektes aufzeigen:

  • rd. 90 Teilnehmer (15 Gruppen), zudem an 6 physischen Standorten;
  • 1 internationale Gruppe aus mehreren Ländern, allerdings an einem „virtuellen Standort“ (Zoom-Raum);
  • 5 Nationen, drei Sprachen
  • 2 Synchron-Übersetzer/in plus 1 Gebärdensprachen-Übersetzerin
  • 3 Kurs-Tage à 8 h mit Start um jeweils 5:00 h unserer Zeit, aufgrund 4 Stunden Zeitverschiebung (9:00 h Zentralasien)
  • notwendige Stabilität von Internet und Elektrizität
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Das „ZOOM-Hosting“ und die Synchron-Übersetzungen machten unsere lokalen Partner vor Ort perfekt! Спасибо / Spasibo

Wir kannten niemanden, der Erfahrung mit dieser aussergewöhnliche Komplexität in einem Live-Online-Seminar hatte. Daher hiess es für uns: „Learning by Doing„. Folglich  mussten wir hier eine Vielzahl von technischen Testläufen und Anpassungen machen, bis das ganze Werk schlussendlich lief. Darüber hinaus lief es dann auch noch besser als erwartet!

Die Highlights

Drei Synchron-Übersetzer/innen haben meine englischen Ausführungen in 1. eine Landessprache sowie 2. in Russisch plus 3. in Gebärdensprache übersetzt.

Live-Online-Marketing-Seminar-Alexander-Muxel-Consulting-international-Trainer-zoom-Online-Training-2020.11.02.600

3 Dinge sind mir ganz wichtig beim Live-Online-Setting: 1. ZOOM-Mikro 2. zwei Kameras, eine davon mit Greenscreen  3. Ich stehe und verhalte mich interaktiv wie im Präsenzseminar

An den 6 physischen Standorten mussten die insgesamt 15 Teams ihre Gruppenarbeiten präsentieren können. Daher waren dort jeweils mindestens zwei Kameras und Mikros notwendig.

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Der Blickkontakt zur Gruppe ist mir wichtig. Sie sehen mich via Beamer auf der Großleinwand und können auch direkt Fragen stellen oder etwas vor Ort (z.B. mit Flipchart) präsentieren.

Natürlich sollte das 3-Tagesseminar interaktiv und kurzweilig sein. Die Erwartungen der Teilnehmenden an ein Online-Seminar in Bezug auf „Emotion“ und „Interaktion“ waren nicht all zu hoch. Gemäss Feedback wurden die Erwartungen weit übertroffen :-).

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Voilà, und schon bist Du als Trainer live inmitten eines Charts (Powerpoint-Slide) und kannst ihn somit einfacher erklären.

Live Online Trainer

Dank der Ausbildung zum „Live-Online-Trainer“, welche ich in den letzten Monaten im WIFI machen durfte, konnte ich dieses Präsenz-Seminar erfolgreich auf ein interaktives Online-Format umstellen.

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Checklist Online Meeting

Sie als Online-Meeting-Leiter/in sollten unbedingt einmal einen Blick auf meine GRATIS-CHECKLIST & TIPPS werfen!

Online Training für Sie?

Wenn Sie auf dem Gebiet Online-Training Unterstützung brauchen oder wenn Sie für Ihr Team ein Live-Online-Seminar (z.B. in den Bereichen „Leadership“, „Sales“) planen, dann wissen Sie ja, wie Sie mich erreichen können.

Unter dem Strich gilt für ein Online Training der folgende Spruch von Aristoteles: „Es gibt Dinge, die wir lernen müssen, bevor wir sie tun können. Und wir lernen sie, indem wir sie tun.“

 

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