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ZEITDIEBE E-MAIL & MEETINGS

Eine Stunde pro Woche mehr Zeit!

Ein Unternehmen mit 800 Mitarbeitern und 4 Werken in der DACH-Region engagierte mich letzte Woche für einen ganz speziellen Power-Workshop. Definiertes Ziel war es, dass danach jede(r) der teilnehmenden 43 Führungskräfte für sich mind. 1 Stunde pro Woche mehr Zeit fürs eigentliche „Tagesgeschäft“ gewinnt. Sie fragen sich gerade, wie das so einfach funktionieren soll?  Die Antwort scheint einfach: Indem alle Führungskräfte (beim CEO beginnend) zusammen mit ihren Mitarbeitern lernen, die Kommunikation in den 2 Bereichen

  • E-Mails und
  • Meetings

aktiv zu verbessern. Und zwar in Richtung EFFIZIENZ (Fokus auf Kosten-Nutzen-Relation) und EFFEKTIVITÄT (Ergebnisorientierung).

 

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Optimierter E-Mail-Umgang

Wenn wir annehmen, dass eine Führungskraft in einem solchen Unternehmen durchschnittlich bis zu 100 E-Mails pro Tag verfasst, dann gibt uns das genug Raum für Optimierungen. Eine kurze Milchmädchenrechnung: 5 Sekunden bei jeder E-Mail eingespart bedeuten alleine hier schon rd. 42 min. Zeitgewinn pro Woche (5 sec. x 100 Mails x 5 Tage). Wo diese 5 Sekunden eingespart werden können, dazu gab es von mir konkrete Vorschläge bzw. Inputs, die dann im Workshop gemeinsam diskutiert und festgelegt wurden. Schließlich muß jede Maßnahme auch zur Unternehmenskultur passen bzw. eine Implementierung geplant werden.

Die vermutlich größte Hebelwirkung hat die effektive Auswahl des E-Mail-Verteilerkreises (inkl. Rückantwort-Verteilerkreis). Dazu haben wir neu – für alle geltende – klare Kommunikations-Spielregeln festgelegt. Weitere Themen, die für das Unternehmen gemeinsam definiert wurden, waren z.B. CC-Mails und die generelle E-Mail-Bearbeitung (AAA-Regel:  Aktion, Ablage, Abfalleimer) sowie der gesamte Aufbau einer E-Mail selbst. Optimierungspotenzial fanden wir vom Betreff bis zur Signatur.

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Meetings sind Zeitfresser! Wirklich?

Angenommen eine Führungskraft hat im Durchschnitt 3-4 Besprechungen am Tag. Egal welches Format. Die Vorbereitung eines Meetings wird leider sehr oft zu wenig ernst genommen. Beginnend mit der sinnvollen Auswahl des Teilnehmer-Kreises und dem geeigneten Meeting-Format bis hin zu einer aussagekräftigen AGENDA mit Zielsetzung. Das wird – leider – nicht immer und überall allzu seriös gemacht. Rechnen Sie sich einmal selber aus, was es dem Unternehmen kostet, wenn z.B. die falschen Leute teilnehmen oder aufgrund mangelnder Vorbereitung einzelner Personen keine Entscheidungen getroffen werden können.

Themen im Umgang mit (Un-)Pünktlichkeit, Protokollführung, Fotos, Aufgabenverteilung und deren Nachverfolgung wurden diskutiert, auf den Punkt gebracht und fixiert. Dem neuen „Live-Protokoll“ in Form eines Beschlussprotokolls wurde eine hohe Wichtigkeit zugesprochen. Zum einen waren es inhaltliche Themen (z.B. Aufgaben/Aktionen; Beschlüsse; Informationen; WWW – WER macht WAS bis WANN?), zum anderen waren es formale Fragestellungen  (z.B. zentraler Ablageort; Nachverfolgung; Status; Task Commitment), welche für dieses Unternehmen und seine Kultur verbindlich festgelegt wurden.

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(c) AMC 2016

Umsetzung und Regelverstösse.

Bei der Umsetzung in einer Organisation ist darauf zu achten, dass die Führungskräfte ein wichtige Vorbildfunktion inne haben. Es ist auch zu klären, was passiert, wenn jemand z.B. via Outlook zu einem Meeting einlädt und keine AGENDA mitschickt. Oder ist eine Outlook-Zusage „mit Vorbehalt“ zukünftig noch möglich? Was passiert, wenn Teilnehmer unpünktlich zum Meeting erscheinen? Für die Implementierung ist daher eine klare Kommunikation im Voraus sowie das strikte Einhalten und Einfordern durch die Führungskräfte matchentscheidend.

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Sie wollen das auch für Ihre Firma?

Wenn Sie sich für Ihr Unternehmen auch einen solchen individuellen Firmen-Workshop wünschen, bei dem ein konkretes Ergebnis in wenigen Stunden gemeinsam erarbeitet wird, dann rufen Sie mich doch einfach einmal an oder schreiben mir.

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INTERIM-MANAGER: WIR KOMMEN UM ZU GEHEN

Interim-Manager und externe Projekt-Mitarbeiter auf Zeit kommen um zu gehen. Haben Sie gewusst, wie vielfältig heute der Einsatzbereich dieser externen Spezialisten in Unternehmen sein kann? Sie werden von den unterschiedlichen Einsatzgebieten bestimmt überrascht sein!

Erfreulicherweise hält das Interim Management auch vermehrt Einzug in Vorarlberger Betrieben, unabhängig von deren Grösse oder Branchenzugehörigkeit. In dem folgenden Artikel aus „Die Wirtschaft“ finden Sie ein paar Beispiele. Viel Spass beim Lesen!

 

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TROTZ HÖHENANGST AUF DEN GROSSGLOCKNER?!

Vor etwa 20 Jahren bemerkte ich, dass mir zunehmend mulmig zumute wurde, wenn ich mich z.B. an steilen Felskanten, auf hohen Leitern oder auf exponierten Aussichtsplattformen befand. Dass man trotz fehlender Schwindelfreiheit auch schier unerreichbare Berge bezwingen kann, dazu braucht es meines Erachtens folgende 3 Faktoren:

  • das ZIEL
  • den COACH
  • das TEAM

Das ZIEL

„Nicht das WOHER sondern das WOHIN trägt mich auf den nächsten Berg und über mich selbst hinaus“ (Reinhold Messner)

Ich muss das Ziel meines Projektes nicht nur kennen, ich muss es auch erreichen WOLLEN. Das Ziel, den höchsten Berg Österreichs zu besteigen kannte ich zwar schon 9 Monate im Voraus. Jedoch zweifelte ich sehr stark daran, den Berg (3.798 m) mit meiner Höhenangst meistern zu können. Erst 2 Wochen vor dem geplanten Termin habe ich überzeugt JA! zu diesem Ziel gesagt.

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Der COACH

„Lang ist der Weg durch Lehren, kurz und wirksam durch Beispiele.“ (Lucius A. Seneca)

Wir verließen uns in unserem Projekt „Großglockner“ auf die Hilfe eines professionellen Bergführers. Dieser verfügt zum einen über entsprechende Erfahrung und zum anderen über praxiserprobte Methoden. So zeigte er uns zuerst die Techniken, indem er sie uns vormachte. Danach machten wir es gemeinsam. Und erst dann wagten wir es alleine. Seine Feedbacks bekamen wir laufend, ganz im Sinne eines FOrderns und FÖrderns. Der Bergführer fungierte als Anführer unserer Seilschaft quasi wie ein „Spieler-Trainer“ seiner Mannschaft, die ein gemeinsames Ziel verfolgt. Nur die gesamte Seilschaft als Ganzes kann entweder den Gipfel erreichen oder sie muss vorher umkehren. Vielen Dank Markus!

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Das TEAM

„Ein Team ist mehr als die Summe seiner Mitglieder.“ (Elmar Teutsch)

Nach unserer Challenge 2016 (Top Of Vorarlberg) hatten wir für 2017 alle dasselbe Ziel vor Augen. Top Of Austria! Gemeinsam haben wir vorher geübt (Trial & Error Prinzip) und unsere Kondition aufgebaut. Gegenseitiges Unterstützen und Motivieren von Beginn der Planung an bis zur Rückkehr vom Gipfel waren selbstverständlich. Wir haben – in der Tat – am selben Seil UND in dieselbe Richtung gezogen. Jungs, ohne Euch und unser Teamwork hätte ich das NIE geschafft! Herzlichen Dank, ihr seid super!

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Höhenangst in der Wirtschaft?

Und was hat dieser Blog nun mit meiner Firma zu tun? Ich vergleiche diese Bergerfahrung mit meinem Beruf als Business Coach in KMUs unterschiedlichster Branchen. Meine Projekte erscheinen mir oft wie Bergtouren, die ständig wechselnden Gelände- und Wetterbedingungen ausgesetzt sind. Wenn ich in ein Unternehmen gerufen werde, dann geht es meistens darum, dass ich

  • als Business COACH,
  • gemeinsam mit einem TEAM des Unternehmens,
  • ein definiertes ZIEL erreiche.

Fazit:

Von meinen Bergtouren und Bergführern habe ich eines für meine beruflichen Projekte gelernt: Anfängliche „Höhenangst“ (einiger Team-Mitglieder) ist kein Grund dafür, das Ziel nicht zu erreichen.

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INTERIM MANAGER UND SPIELER-TRAINER

Im Sport kommt ab und zu ein sog. Spieler-Trainer zum Einsatz. Dabei leitet ein aktiver Spieler – meist vorübergehend – als Trainer sein eigenes Team. Er steht dennoch auch als Teammitglied auf dem Feld bzw. Eis und spielt im Match gegen die gegnerische Mannschaft mit. Zu dieser Situation kommt es sehr häufig, weil sich plötzlich die Rahmenbedingungen verändert haben. Beispielsweise fällt der bisherige Trainer überraschend aus. Dann braucht es unverzüglich eine passende „Interimslösung„. Das was hier im Sport funktioniert, das funktioniert auch in der Wirtschaft unter den Begriffen „Interim Management“ oder „Externer Projektleiter„.

Interim Manager kommen nicht nur zum Sanieren!

Beim Begriff Interim Manager denken leider viele sofort nur an die Sanierung oder die Restrukturierung maroder Unternehmen durch einen „Turnaround-Interim-Manager“. Das ist jedoch nur eine der vielen Einsatzmöglichkeit dieser modernen Management-Form. Ich komme als Interim Manager meist zu Unternehmen, die sehr wohl florieren und ganz andere Beweggründe haben, sich externer Hilfe „auf Abruf“ zu bedienen. Und das zudem mit einem langfristigen Fokus!

Oftmals haben KMUs aufgrund ihrer Größe (z.B. 30-50 Mitarbeiter) gar keinen Marketing- und Vertriebsleiter. Denn dieses Aufgabengebiet hatte bisher meist der oder die Geschäftsführer inne oder wie ich auch schon von Kunden hörte: „Wir brauchten bisher kein Marketing und Vertrieb!“. Doch dann ändern sich plötzlich die Rahmenbedingungen am Markt, wie z.B. am 15. Januar 2015, als der Franken/Euro-Mindestkurs wegviel. Auf einmal reichen die Ressourcen und das Know-how des Geschäftsführers einfach nicht mehr dazu aus, um diese notwendige Zusatzfunktion im Marketing und Vertrieb professionell auszuüben. „Aber, man kann doch nicht immer gleich eine solche Position – für immer und ewig – neu schaffen und mit teueren Leuten besetzen…“ höre ich immer wieder die Geschäftsführer oder Inhaber sagen.

Moderne KMUs verlassen sich in solchen Fällen immer häufiger auf eine neue, ergebnisorientierte Management-Form, auf den sog. „Projekt-Leiter auf Abruf„. In einer langfristigen Partnerschaft unterstützt dieser „externe Mitarbeiter“ die KMU bedarfsgerecht von Zeit zu Zeit mit seinem Know-how, seiner Erfahrung und seiner aktiven Mitarbeit im Unternehmen.

Beispiele für einen Interim Manager

Die gängigsten Beispiele in meinem konkreten Fall sind:

  • die strategische Entwicklung und operative Marktumsetzung eines neuen Geschäftsfeldes,
  • die aktive Neukunden-Gewinnung,
  • Marketing- und Verkaufsleitung „auf Abruf“ für KMUs oder
  • die dringende Überbrückung einer temporären Vakanz (z.B. Führungskraft, Projektleiter).

Die Vorteile für das Unternehmen liegen auf der Hand

Dieser externe Profi, mit dem man ja über Jahre zusammenarbeiten möchte, kennt Ihr Unternehmen und das Umfeld sehr gut und agiert wie ein „eigener“ Mitarbeiter. Die Teammitglieder sind über seinen langfristigen Auftrag informiert und schenken ihm daher Vertrauen. Seine authentische „Hands-on-Mentaltität“ überzeugt nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden zu 100%! Da er nicht nur theoretische Konzepte eines typischen Beraters präsentiert und sich dann wieder verabschiedet, sondern weil er aktiv im Tagesgeschäft mit dem Team an (Kunden-)Projekten und gemeinsamen Zielen mitarbeitet, wird er auch als „Spieler-Trainer“ ernst genommen. Der Interim Manager wird bedarfsgerecht und und somit kostenschonend und höchst flexibel eingesetzt.

Er möchte das Projekt-Ziel als Team erreichen und damit die Teammitglieder und die Geschäftsleitung zufriedenstellen. Dieser „externe Projekt-Leiter auf Abruf“ will ja in Bälde wieder gerufen werden, wenn die nächste Herausforderung ansteht. Ich vergleiche diese Situation gerne mit der Gruppe von (meinen) Freunden auf dem u.a. Gipfel-Foto. Nur unter der Leitung eines professionellen „Spieler-Trainers“ oder „Interim Managers“ konnten wir als Team unser Ziel auf 3.312 m erreichen. Und was nun…? Der nächste Gipfel bzw. das nächste Ziel im Jahr 2017 wartet schon…

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Suchen Sie auch für ein Projekt eine proaktive und begeisterungsfähige Führungskraft als Spieler-Trainer für Ihr Team? Wenn ja, dann lassen Sie uns doch einmal unverbindlich über die Möglichkeiten sprechen.

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